Opties
Een kliniek kan sommige zaken zelf doen met dit systeem voor klanttevredenheidsonderzoek. Maar het is ook mogelijk om bepaalde onderdelen uit te besteden. Hieronder staan deze mogelijkheden op een rij.
Optie: Schriftelijke vragenlijst en uitnodigingsbrief
Indien er weinig e-mail adressen beschikbaar zijn van behandelde cliënten, kan het noodzakelijk zijn ook schriftelijke enquêtes te versturen. De cliënten worden dan per brief gevraagd het enquêteformulier in te vullen. De kliniek kan de opmaak van deze schriftelijke vragenlijst en de uitnodigingsbrief zelf doen of uitbesteden. Het versturen van de vragenlijsten wordt door de kliniek zelf gedaan. Bosgra Marketing kan wel adviseren over de opzet hiervan.
De ingevulde schriftelijke enquêteformulieren kunnen door iedere medewerker worden ingevuld op de speciale website voor het onderzoek, op dezelfde manier als cliënten dit ook doen. De online software verwerkt deze gegevens vervolgens. Hierdoor kan elke medewerker van de kliniek dit na een korte instructie uitvoeren.
Optie: verzenden uitnodigingen per e-mail
De kliniek kan zelf kiezen om de uitnodiging per e-mail uit te besteden of zelf te doen met de samengestelde instructiehandleiding. Daarnaast kan de kliniek ook ondersteund worden bij het beheren van de e-mail software. De kliniek levert een excel bestand met naw en email adressen van cliënten aan. Deze worden geïmporteerd in de software en er worden uitnodigingen per e-mail verstuurd inclusief 1 of 2 herrinerings e-mails en een bedankt e-mail. De prijs is per Excelbestand en onafhankelijk van aantal cliënten. De kliniek kan zelf kiezen hoe vaak per jaar een groep cliënten wordt uitgenodigd per e-mail (bijvoorbeeld vier keer).
Optie: Eindrapport voor audit/visitatie met aanbevelingen
De kliniek kan zelf realtime een rapport maken in de online software. Daarnaast kan op verzoek van de kliniek een eindrapport worden opgesteld van het klanttevredenheidsonderzoek over een bepaalde periode, bijvoorbeeld 2007. Dit eindrapport bevat alle uitslagen, gemiddelden en grafieken die ook in het online rapport te vinden zijn. De opmaak van dit eindrapport zal zodanig plaatsvinden dat de kliniek deze uitstekend voor de audit/visitatie en externe belanghebbenden (zorgverzekeraars, overheid) kan gebruiken. De huisstijl (logo, lettertype) van de kliniek kan worden desgewenst gebruikt voor de opmaak. De kliniek heeft invloed op de opmaak van het eindrapport maar niet op de onderzoeksresultaten. Er zullen een analyse, verbeterpunten, aanbevelingen en een management samenvatting worden opgenomen in het rapport. Vooral de open vragen zijn lastig te duiden zonder een goede analyse. De aanbevelingen kunnen direct worden gebruikt om verbeterpunten door te voeren of het beleidsplan/ondernemingsplan aan te vullen. Print exemplaren zullen worden toegestuurd aan de kliniek evenals een digitale PDF versie.
Optie: Presentatie klanttevredenheidsonderzoek
De resultaten uit het klanttevredenheidsonderzoek kunnen met een PowerPoint worden gepresenteerd aan de directie en/of medewerkers. Hierdoor zullen de complimenten en verbeterpunten vanuit de cliënten op een duidelijke manier onder de aandacht komen van de directie en medewerkers. Eventueel kan deze presentatie aangegrepen worden om een kwaliteitssessie met de medewerkers uit te voeren. De kliniek wordt eigenaar van de Powerpoint op een DVD.
